|
Orientering til forbrugere under Birket Vandværk vedrørende personeldatabeskyttelse og IT-sikkerhed
For et vandværks administration er det lovligt at behandle personoplysninger, da behandlingen er nødvendig for at overholde en retslig forpligtelse, som påhviler vandværket. Ingen data må indsamles uden, at der er et udtrykkeligt angivet formål med indsamlingen, og data må ikke anvendes til andre formål. Forbrugerne har ret til at vide hvilke data, der opbevares om dem, samt hvordan disse data bliver behandlet, samt ret til at få slettet alle data, så længe det ikke påvirker vandværkets administrations evne til at betjene dem som kunde. Hvis en forbruger ikke længere er kunde, har kunden ret til at få slettet alle data om sig selv – så længe personoplysningerne ikke skal bruges i andre sammenhænge, eksempelvis bogføringslovens 5 årige dokumentationskrav. Desuden har kunden ret til at få udleveret kopi af alle data, eksempelvis ved flytning til et andet forsyningsområde. Vandværkets persondataansvarlige er formanden for vandværket, til hvem evt. henvendelser om indsigt og rettelser til personoplysninger stiles.
Birket Vandværk anvender IT-systemer til bogføring af ind- og udbetalinger, samt til afregning af driftsbidrag forbrugere og vandværket imellem. Vandværket har indgået aftale med, databehandler Dorte Rasmussen om varetagelse af al behandling omkring opkrævningssystemet. IT-systemet befinder sig på databehandlerens kontor og aktiveres ved eget password, som kun databehandleren er bekendt med, og som ved manglende aktivering af tastatur efter et antal minutter går i dvale, og først igen er aktiv ved fornyet indtastning af password. IT-systemet er virusbeskyttet med opdateret anti- virusprogram. Kontoret er uden for normal arbejdstid, og i øvrigt når bygningen forlades, i aflåst bygning. Bygningen er desuden sikret med overvågningsalarm. Afregningsoversigten af driftsbidrag indeholder oplysninger om andelshaverens og/eller forbrugerens fulde navn, forbrugsstedets adresse, forbrugernummer, målernummer, aconto betalinger, evt. restance samt årligt forbrug og årlige slutafregninger. Dataene opbevares i min. tre år og max. fem år for om muligt ved ansøgninger om vandspild, at kunne honorere kravet om oplysning af gennemsnitsforbruget for de sidste tre år. Registrering af det årlige forbrug, december/januar, beror på elektroniske målere opsat på forbrugs-stederne. De elektroniske målere er alle ved levering fra leverandøren (Kamstrup) til vandværket forsynet med krypteringsnøgle, således at kun det vandværk, der har fået målerne leveret kan foretage elektronisk aflæsning. Aflæsningen foretages elektronisk ved mobil aflæsning (forbikørsel af forbrugsstedet) inden for ca. 50 til 200 meters afstand afhængig af modtageforholdene. Målerne udsender til stadighed et antal signaler i minuttet, og med det rette udstyr (tablet og konverter) aflæses målerne i en fortløbende proces en efter en. Efter afsluttet aflæsning overføres aflæsningerne via internettet til hosting (opbevaring) på Kam-strups server, hvorfra dataene igen kan hentes til videre klargøring på vandværkets forbrugsafregnings-system (Microwa), der danner grundlag for fakturering, som endelig via NETS og bankernes betalingsser-vice eller papirfaktura opkræves hos forbrugerne. Herudover foretages aflæsninger ved håndtering af henvendelse fra forbrugere, fraflytning og på opfordring fra Ejendomsmægler ved salg, samt efter skøn for kontrol af vandspild i installationer som en af flere fejlmuligheder, målerne kan registrere. Aflæsningerne af årligt forbrug videreformidles til Lolland Forsyning for afregning af spildevands-betaling.
Alle eksterne aktører og modtagere af måleroplysninger er selvstændig ansvarlig for overholdelse af persondataforordningen og IT-sikkerheden, hvilket bekræftes ved udarbejdede databehandlingsaftaler. |
|
Opdateret 15.12 2020 |
|
|